Cuatro procesos principales para el control de proyectos:
- Costos
- Avance
Programación
Ingresos
1. Costos
Presupuesto o Costo Estimado
1. Costos
Presupuesto o Costo Estimado
Elaboración y administración del presupuesto del proyecto, en niveles y subniveles.
Se pueden agregar insumos simples (o detalles), insumos compuestos (o fórmulas), insumos calculados (o detalles especiales)
- Detalles o Insumos simples.
- Agrupados en familias y subfamilias.
- Por ejemplo detalles que son:
- Materiales, Mano de obra, Subcontratos, Herramientas, Equipos, Indirectos, Otros.
- Fórmulas o Insumos compuestos.
- Costos unitarios a través de formulas.
- Unidades de medida
- Con equivalencias generales para cualquier detalle
- Con equivalencias específicas para un detalle.
- Detalles especiales
- Se calculan como porcentaje de otros detalles.
- Escenarios de precios
- Cantidad ilimitada de proyectos.
- Cada proyecto con cantidad ilimitada de modelos, actividades y tareas.
- Las actividades y tareas con detalles, fórmulas y detalles especiales.
- Cada modelo, actividades y tarea con dimensiones y cantidad.
- Congelar presupuestos
- Ordenes de cambio en los presupuestos congelados
- Generación de proyectos para el control de la ejecución.
Mas de setenta informes distintos para analizar un presupuesto.
Informes para todos los niveles de la organización: detallados, intermedios, resumidos
Costo Real
Control del costo real
- En diferentes procesos:
- Materiales, Mano de Obra, Subcontratos, Activos, Otros Costos.
- Todos los procesos de costo permiten:
- Adquirir los bienes y servicios,
- Asignar de forma automatica el costo al proyecto.
- Se puede asignar a nivel de actividades y tareas
- Permite el analisis del costo.
- En todo momento se puede comparar:
- Costo real asignado con costo estimado en el presupuesto
- En cantidades y en dinero,
- La comparacion puede ser para el proyecto o para las actividades y tareas del proyecto.
Se centra en la adquisicion, almacenamiento y distribucion en las actividades del proyecto.
- En la adquisicion se tienen varios procesos:
- Pedido, Orden de Compra, Factura de Compra
- Pedido, Orden de Compra, Orden de Entrega, Factura de Compra
- Factura Simple
- En ambos procesos lo que se adquiere puede ser almacenado en inventario o distribuidor como costo en las actividades del proyecto.
- Si se almacena en inventario luego se realizan requisiciones para distribuir en las actividades del proyecto. La requisiciones disminuyen de inventario y aumenta el costo de la actividad del proyecto.
- El pedido puede validar, si es requerido, con base en el presupuesto, por cantidades.
- La orden de compra puede validar, si es requerido, con base en el presupuesto por precios.
- Se pueden establecer procesos de autorizacion.
- Con base en el personal que puede trabajar en proyectos, se asigna el trabajo realizado, en un proceso sencillo y efectivo:
- El trabajo realizado se puede indicar por horas, a destajo o por cuadrillas.
- El trabajo realizado puede ser diario, semanal, bisemanal, quincenal y cualquier otra modalidad de frecuencia.
- El trabajo realizado se puede asignar a los niveles de actividades y tareas del proyecto, para mejor comparación y análisis de presupuesto y costo real en mano de obra.
Para el control del costo que se produce por la contratacion en el proyecto.
- Se establecen los contratos y las actividades a contratar, con los montos negociados.
- Se ingresa el avance del contratista
- Se autoriza el pago por el avance ingresado. Asignando automaticamente el costo de las actividades y tareas a pagar.
Para el control del uso de los activos en los proyectos.
- Se crean los activos que estan disponibles para utilizarse en los proyectos.
- Se ingresa el uso de los activos en los proyectos, de forma diaria, semanal, bisemanal o en la frecuencia requerida.
- Se indica las actividades y tareas donde se asigna el costo por el uso del equipo.
- En los proyectos ocurren otros costos que deben ser asignados a los proyectos.
- Se crea el detalle de costo a aplicar, si no ha sido creado antes.
- Se asigna el costo a traves de una requisicion.
2. Avance
- Control del avance físico en porcentajes.
- A partir de las actividades de avance definidas en la planeacion del proyecto se permite el control del avance físico del proyecto.
- Es una estimación establecida por el inspector o el encargado del proyecto.
- El avance se ingresa como porcentaje.
- Permite el análisis y comparación con el presupuesto, el costo real, la programacion, los subcontratos, los ingresos.
Se ingresa el avance que ha tenido el proyecto. Puede ser diario, semanall, bisemanal, mensual u otros periodos de tiempo necesarios. Se ingresa a nivel de actividades y tareas del proyecto, si es necesario Controla que no sobrepase el 100% de avance.
Con base en los cortes se puede comparar el avance del proyecto con el costo planeado (presupuesto) y el costo real Informes de avance Informe de avance con proyeccion Informe de costos proyectados
Cuando el proyecto se cobra por avance al cliente. Con base en el avance real, se puede indicar el avance autorizado por el cliente para la gestión de cobro. Una vez indicado el avance autorizado por el cliente se puede proceder con la estimación de cobro o solicitud de cobro por avance.
Si en el proyecto se contratan empresas o personas para realizar algunas actividades. Con base en el avance real, se puede indicar el avance que se autoriza pagar al contratista, para la gestión de pago. Se realiza la estimación de pago o solicitud de pago por avance, indicando los porcentajes de avance autorizados.
3. Programación
Permite indicar las fechas y duración de las actividades y tareas del proyecto.
Para cada actividad de avance. Se indica la fecha de inicio y fin. Se indica la duracion en dias y horas.
Para cada actividad se puede indicar las actividades predecesoras y el tipo de predecesor: FF: Final Final. La actividad y su predecesor deben terminar igual CC: Comienzo Comienzo. La actividad y su predecesor comienzan igual. FC: Final Comienzo. La actividad comienza cuando su predecesor finaliza. Ademas se puede indicar un retardo en dias o horas, que se aplica segun el tipo de predecesor que se seleccione.
El software O4Bi permite que se obtengan informes y gráficos de programacion, que incorporan la programacion, el avance, y los costos estimados (presupuesto) y reales del proyecto. Se permite la conexion por ODBC desde herramientas de usuario final como hojas de calculo y herramientas de programacion de proyectos, para mostrar de forma expedita la informacion del proyecto referente a programacion, avance y costos estimados y reales.
4. Ingresos
Si el proyecto es para vender a clientes.
Control de los ingresos estimados y reales del proyecto
Presupuesto o ingreso estimado
A partir de las obras a desarrollar se puede establecer un flujo de ingresos estimados.
Con los tipos de rubros se establecen todos los terminos de pago como montos y fechas estimadas de pago. Cada tipo de rubro tiene asociado un tipo de negociacion.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
Ingreso Real
A partir de los ingresos estimados.
Con base en el contrato de venta del proyecto, se emiten las facturas necesarias, que establecen el acto de venta real del proyecto. En una factura se pueden incluir varios tipos de rubros a cobrar al cliente. Las facturas de forma automática se convierte en la cuenta por cobrar.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
Integrado con otras áreas
¿Quiénes usan actualmente el O4Bi?
Las siguientes gráficas muestran la distribución de las empresas que utilizan el O4Bi por países, sectores y cantidad de colaboradores.
