Cuatro procesos principales para el control de proyectos:
- Compras
- Inventario
- Ventas
- Consumo interno
1. Compras
Pedidos o Solicitudes de Compra
En el O4Bi puede crear solicitudes de compra o pedidos, para que los colaboradores de la empresa indiquen lo que se requiere comprar
- Puede dar permisos para elaborar pedidos.
- Puede dar permisos para autorizar pedidos.
- Puede validar las existencias en inventarios.
Elaboración de Pedidos.
- Cantidad ilimitada de proyectos.
- Cada proyecto con cantidad ilimitada de modelos, actividades y tareas.
- Las actividades y tareas con detalles, fórmulas y detalles especiales.
- Cada modelo, actividades y tarea con dimensiones y cantidad.
- Congelar presupuestos
- Ordenes de cambio en los presupuestos congelados
- Generación de proyectos para el control de la ejecución.
Mas de setenta informes distintos para analizar un presupuesto.
Informes para todos los niveles de la organización: detallados, intermedios, resumidos
Ordenes de compra, Ordenes de Servicio, Otras Ordenes
Control del costo real
- En diferentes procesos:
- Materiales, Mano de Obra, Subcontratos, Activos, Otros Costos.
- Todos los procesos de costo permiten:
- Adquirir los bienes y servicios,
- Asignar de forma automatica el costo al proyecto.
- Se puede asignar a nivel de actividades y tareas
- Permite el analisis del costo.
- En todo momento se puede comparar:
- Costo real asignado con costo estimado en el presupuesto
- En cantidades y en dinero,
- La comparacion puede ser para el proyecto o para las actividades y tareas del proyecto.
Se centra en la adquisicion, almacenamiento y distribucion en las actividades del proyecto.
- En la adquisicion se tienen varios procesos:
- Pedido, Orden de Compra, Factura de Compra
- Pedido, Orden de Compra, Orden de Entrega, Factura de Compra
- Factura Simple
- En ambos procesos lo que se adquiere puede ser almacenado en inventario o distribuidor como costo en las actividades del proyecto.
- Si se almacena en inventario luego se realizan requisiciones para distribuir en las actividades del proyecto. La requisiciones disminuyen de inventario y aumenta el costo de la actividad del proyecto.
- El pedido puede validar, si es requerido, con base en el presupuesto, por cantidades.
- La orden de compra puede validar, si es requerido, con base en el presupuesto por precios.
- Se pueden establecer procesos de autorizacion.
- Con base en el personal que puede trabajar en proyectos, se asigna el trabajo realizado, en un proceso sencillo y efectivo:
- El trabajo realizado se puede indicar por horas, a destajo o por cuadrillas.
- El trabajo realizado puede ser diario, semanal, bisemanal, quincenal y cualquier otra modalidad de frecuencia.
- El trabajo realizado se puede asignar a los niveles de actividades y tareas del proyecto, para mejor comparación y análisis de presupuesto y costo real en mano de obra.
Para el control del costo que se produce por la contratacion en el proyecto.
- Se establecen los contratos y las actividades a contratar, con los montos negociados.
- Se ingresa el avance del contratista
- Se autoriza el pago por el avance ingresado. Asignando automaticamente el costo de las actividades y tareas a pagar.
Para el control del uso de los activos en los proyectos.
- Se crean los activos que estan disponibles para utilizarse en los proyectos.
- Se ingresa el uso de los activos en los proyectos, de forma diaria, semanal, bisemanal o en la frecuencia requerida.
- Se indica las actividades y tareas donde se asigna el costo por el uso del equipo.
- En los proyectos ocurren otros costos que deben ser asignados a los proyectos.
- Se crea el detalle de costo a aplicar, si no ha sido creado antes.
- Se asigna el costo a traves de una requisicion.
Facturas y otros documentos de los proveedores
Compras que pasan a inventario
Compras que pasan al gasto interno
Informes de compras
- Detalles o Insumos simples.
- Agrupados en familias y subfamilias.
- Por ejemplo detalles que son:
- Materiales, Mano de obra, Subcontratos, Herramientas, Equipos, Indirectos, Otros.
- Fórmulas o Insumos compuestos.
- Costos unitarios a través de formulas.
- Unidades de medida
- Con equivalencias generales para cualquier detalle
- Con equivalencias específicas para un detalle.
- Detalles especiales
- Se calculan como porcentaje de otros detalles.
- Escenarios de precios
- Cantidad ilimitada de proyectos.
- Cada proyecto con cantidad ilimitada de modelos, actividades y tareas.
- Las actividades y tareas con detalles, fórmulas y detalles especiales.
- Cada modelo, actividades y tarea con dimensiones y cantidad.
- Congelar presupuestos
- Ordenes de cambio en los presupuestos congelados
- Generación de proyectos para el control de la ejecución.
Más de setenta informes distintos para analizar un presupuesto.
Informes para todos los niveles de la organización: detallados, intermedios, resumidos
2. Inventario
3. Ventas
2. Inventario
3. Ventas
Si el proyecto es para vender a clientes.
Control de los ingresos estimados y reales del proyecto
Facturas de bienes en inventario
Facturas de bienes en inventario
A partir de las obras a desarrollar se puede establecer un flujo de ingresos estimados.
Con los tipos de rubros se establecen todos los terminos de pago como montos y fechas estimadas de pago. Cada tipo de rubro tiene asociado un tipo de negociacion.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
Facturas de Servicios
Facturas de Servicios
A partir de los ingresos estimados.
Con base en el contrato de venta del proyecto, se emiten las facturas necesarias, que establecen el acto de venta real del proyecto. En una factura se pueden incluir varios tipos de rubros a cobrar al cliente. Las facturas de forma automática se convierte en la cuenta por cobrar.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
4. Consumo interno
4. Consumo interno
Si el proyecto es para vender a clientes.
Control de los ingresos estimados y reales del proyecto
Estructura de los centros de costo
Estructura de los centros de costo
A partir de las obras a desarrollar se puede establecer un flujo de ingresos estimados.
Con los tipos de rubros se establecen todos los terminos de pago como montos y fechas estimadas de pago. Cada tipo de rubro tiene asociado un tipo de negociacion.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
Requisiciones de inventario
Requisiciones de inventario
A partir de los ingresos estimados.
Con base en el contrato de venta del proyecto, se emiten las facturas necesarias, que establecen el acto de venta real del proyecto. En una factura se pueden incluir varios tipos de rubros a cobrar al cliente. Las facturas de forma automática se convierte en la cuenta por cobrar.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
Informes de costos internos
Informes de costos internos
A partir de los ingresos estimados.
Con base en el contrato de venta del proyecto, se emiten las facturas necesarias, que establecen el acto de venta real del proyecto. En una factura se pueden incluir varios tipos de rubros a cobrar al cliente. Las facturas de forma automática se convierte en la cuenta por cobrar.
Integrado con otras áreas
¿Quiénes usan actualmente el O4Bi?
Las siguientes gráficas muestran la distribución de las empresas que utilizan el O4Bi por países, sectores y cantidad de colaboradores.
