El área de mantenimiento se basa en el control de los Activos y de Órdenes de Trabajo.

Procesos principales para el control de activos y ordenes de trabajo:

  • Activos
  • Costos estimados y reales de mantenimiento
    • Planeación o costo estimado
    • Costo real
  • Avance
  • Programación
  • Mantenimiento preventivo
  • Solicitudes de trabajo
  • Análisis de fallas y tiempo muerto
  • Ingresos estimados y reales
    • Planeación o ingreso estimado
    • ingresos reales

Con estos procesos se estandariza la gestión de mantenimiento en la empresa, simplificando las labores necesarias en cada uno.

En caso necesario, se puede modelar y ajustar estos procesos a la realidad de la empresa y a los indicadores esperados, facilitando implementar un Sistema de Gestión de Mantenimiento (SGM) correcto para los activos con los que se cuenta.

Activos

  • Ingresos de activos y su información relevante para mantenimiento.
  • Separación de los activos en componentes que requieren control de mantenimiento.
  • Biblioteca digital del activo.
  • Supervisor, Oeperador, Proveedor, Fabricante y otras personas relacionadas con el activo.
  • Informes generales y resumidos de los activos.

Costos

  • Costos de desarrollo y diseño. CAPEX
  • Costos de inversion y elaboracion. OPEX
  • Costos de operación y mantenimiento. OPEX

Planeación o costo estimado

  • Insumos simples, llamados detalles. Agrupados en familias y subfamilias.
  • Insumos compuestos o formulas.
  • Unidades de medida, con equivalencias generales para cualquier detalle y equivalencias especificas para un detalle.
  • Detalles especiales, que se calculan como porcentaje de otros detalles.
  • Escenarios de precios

  • Todo tipo de activos: físicos, humanos, financieros, intangibles.
  • Cantidad ilimitada de activos (equipos, instalaciones, sistemas y otros) cada equipo con cantidad ilimitada de sistemas y tipos de mantenimiento.
  • Cada equipo con cantidad ilimitada de ordenes de trabajo.
  • Los sistemas y tipos de mantenimiento con detalles, formulas y detalles especiales.
  • Cada orden de trabajo, sistema y tipo de mantenimiento con dimensiones y cantidad.
  • Generación de ordenes de trabajo para el control de la ejecución.

  • Mas de setenta informes distintos para analizar la planeación.
  • Informes para todos los niveles de la organización: detallados, intermedios, resumidos

Costo real

Se centra en la adquisición, almacenamiento y distribución en las líneas de la orden de trabajo.

En la adquisición se tienen varios procesos:

  • Pedido, Orden de Compra, Factura de Compra
  • Pedido, Orden de Compra, Orden de Entrega, Factura de Compra
  • Factura Simple
  • En todos los procesos anteriores lo que se adquiere puede ser almacenado en inventario o distribuidor como costo en l la orden de trabajo.Si se almacena en inventario luego se realizan requisiciones para distribuir en la orden de trabajo. Las requisiciones disminuyen de inventario y aumenta el costo de la orden de trabajo.El pedido puede validar, si es requerido, con base en la planeación, por cantidades.La orden de compra puede validar, si es requerido, con base en la planeación por precios.Se pueden establecer procesos de autorización.

Con base en el personal de mantenimiento que puede trabajar, se asigna el trabajo realizado, en un proceso sencillo y efectivo:

  • El trabajo realizado se puede indicar por horas, a destajo o por cuadrillas.
  • El trabajo realizado puede ser diario, semanal, bisemanal, quincenal y cualquier otra modalidad de frecuencia.
  • El trabajo realizado se puede asignar a los niveles de sistemas y tipos de mantenimiento, para mejor comparación y análisis de planeación y costo real en mano de obra.

Para el control del costo que se produce por la contratación en el mantenimiento.

  • Se establecen los contratos y las actividades a contratar, con los montos negociados.
  • Se ingresa el avance del contratista
  • Se autoriza el pago por el avance ingresado. Asignando automáticamente el costo de los sistemas y tipos de mantenimiento de la orden de trabajo a pagar.

Para el control del uso de los activos en el mantenimiento.

  • Se crean los activos que están disponibles para utilizarse en el mantenimiento.
  • Se ingresa el uso de los activos en las ordenes de trabajo, de forma diaria, semanal, bisemanal o en la frecuencia requerida.
  • Se indica los sistemas y tipos de mantenimiento de la orden de trabajo donde se asigna el costo por el uso del equipo.

En las ordenes de trabajo ocurren otros costos que deben ser asignados.

  • Se crea el detalle de costo a aplicar, si no ha sido creado antes.
  • Se asigna el costo a través de una requisición.
  • Todos los procesos de costo, permiten adquirir los bienes y servicios, y asignar de forma automática el costo a la orden de trabajo. Se puede asignar a nivel de sistemas y tipos de mantenimiento de la orden de trabajo, lo que permite el análisis del costo. En todo momento se puede comparar el costo real asignado, con el costo estimado en la planeación., En cantidades y en dinero, La comparación puede ser para el equipo, la orden de trabajo, o para los sistemas y tipos de mantenimiento dentro de la orden de trabajo.

Avance

A partir de las actividades de avance definidas en la planeación de la orden de trabajo, se permite el control del avance físico,

  • es una estimación establecida por el inspector o el encargado del taller.
  • El avance se ingresa como porcentaje
  • permite el análisis y comparación con la planeación, el costo real, la programación, los subcontratos, los ingresos.

Se ingresa el avance que ha tenido la orden de trabajo.

  • Puede ser por horas, diario, semanal, bisemanal, mensual u otros periodos de tiempo necesarios.
  • Se ingresa a nivel de líneas y etapas de producción, si es necesario
  • Controla que no sobrepase el 100% de avance.

Con base en los cortes se puede comparar el avance de la orden de trabajo con el costo planeado y el costo real

  • Informes de avance
  • Informe de avance con proyeccion
  • Informe de costos proyectados

Cuando la orden de trabajo se cobra por avance al cliente.

Con base en el avance real, se puede indicar el avance autorizado por el cliente para la gestión de cobro. Una vez indicado el avance autorizado por el cliente se puede proceder con la estimación de cobro o solicitud de cobro por avance.

Si para el mantenimiento se contratan empresas o personas para realizar algunas actividades.

Con base en el avance real, se puede indicar el avance que se autoriza pagar al contratista, para la gestión de pago.

Se realiza la estimación de pago o solicitud de pago por avance, indicando los porcentajes de avance autorizados.

Programación

Para cada actividad de avance. Se indica la fecha de inicio y fin. Se indica la duración en días y horas.

Para cada actividad se puede indicar las actividades predecesoras y el tipo de predecesor:

  • FF: Final Final. La actividad y su predecesor deben terminar igual
  • CC: Comienzo Comienzo. La actividad y su predecesor comienzan igual.
  • FC: Final Comienzo. La actividad comienza cuando su predecesor finaliza.
  • Ademas se puede indicar un retardo en días o horas, que se aplica según el tipo de predecesor que se seleccione.

El software O4Bi permite que se obtengan informes y gráficos de programación, que incorporan la programación, el avance, y los costos estimados (planeación) y reales de la orden de trabajo.

Se permite la conexión desde herramientas de usuario final como hojas de calculo y herramientas de programación, para mostrar de forma expedita la información de la orden de trabajo referente a programación, avance y costos estimados y reales.

Mantenimiento Preventivo

Solicitudes de trabajo

Análisis de fallas y tiempo muerto

Ingresos

Orden de trabajo para un cliente

Si la orden de trabajo se cobra al cliente.

Control de los ingresos estimados y reales de la orden de trabajo

A partir de las órdenes de trabajo se puede establecer un flujo de ingresos estimados.

Con los tipos de rubros se establecen todos los términos de pago como montos y fechas estimadas de pago. Cada tipo de rubro tiene asociado un tipo de negociación.

En cada tipo de rubro se establece un tipo de negociación.

Los tipos disponibles son: llave en mano, por avance, por administración.

Llave en mano: Cuando el pago a la orden de trabajo no depende del avance. Se establece una tabla de pagos.

Por avance: Cuando el pago a la orden de trabajo depende del avance en las etapas del mismo. Se pueden establecer metas a lograr para cada pago.

Por administración: Cuando el pago a la orden de trabajo es un porcentaje de los costos reales. Se pueden establecer diferentes porcentajes para: materia prima, mano de obra y otros. Se pueden indicar los costos a incluir en el cálculo.

Integrado con otras áreas

Proyectos
Produccion
Administración
Finanzas
Nómina
Oficina
Seguridad
Utilitarios
Comercio
Servicios

¿Quiénes usan actualmente el O4Bi?

Las siguientes gráficas muestran la distribución de las empresas que utilizan el O4Bi por países, sectores y cantidad de colaboradores.

Por País

0%
Costa Rica
0%
Guatemala
0%
Honduras
0%
El Salvador
0%
Nicaragua
0%
Panamá
0%
Ecuador
0%
Republica Dominicana
0%
Bolivia
0%
Colombia

Por Sector

0%
Vivienda
0%
Contratistas
0%
Electromecanica
0%
Carretera
0%
Universidad
0%
Pintura
0%
Aire Acondicionado
0%
Concreto
0%
Hierro
0%
Producción
0%
Salud

Por Tamaño

0%
Pequeña
0%
Mediana
0%
Grande
0%
Muy Grande