El área de Administración permite tener control de los siguientes procesos:

  • Cuentas por pagar

  • Cuentas por cobrar

  • Activos Fijos

  • Recursos Humanos

Cuentas por pagar

  • Administración de las cuentas por pagar de cada compañía creada.
  • Pueden ser digitas por el usuario o ingresadas de forma automática.
  • Incluye los informes necesarios para la situación de las cuentas por pagar, de todas o de alguna en específico.
  • Permite además crear solicitudes de pago que generan transacciones en el módulo de Tesorería del área de Finanzas.

  • Para facturas y otros documentos de los proveedores.
  • Se puede digitar por pantalla, como factura simple.
  • Se puede ingresar por archivos que provienen de otros sistemas.
  • Control de facturas autorizadas para pago, por ejemplo porque el proveedor ya realizó el tramite necesario.

  • Informes de vencimientos.
  • Informes de documentos pendientes y pagados.
  • informes de estado de cuenta.
  • Informes de pagos realizados

  • Ingreso de una solicitud de pago.
  • Para indicar las facturas que se desea pagar.
  • Aprobación de solicitud de pago.
  • Aplicación de solicitud de pago. Genera de forma automática una transacción de pago en tesorería, que puede ser un cheque, una transferencia u otro medio de pago, en las cuentas bancarias que el usuario establece.Impuestos y Retenciones en las comprasConfiguracion de perfiles de proveedores para aplicar los impuestos y retenciones que correspondan para la empresa.Al pagar automaticamente se reserva lo que corresponde a impuestos y retenciones.Liquidacion de retenciones para trasladar a la entidad estatal que corresponde.

Cuentas por cobrar

Administración completa de las cuentas por cobrar de la empresa

  • Para facturas que provienen de contratos de venta, de bienes en inventario o de servicios.
  • Para todo tipo de documento con los clientes: facturas, notas de crédito, notas de débito y otros.
  • Diferentes formatos para cada tipo de documento.
  • Se pueden digitar por pantalla según el tipo de factura requerida.
  • Se pueden ingresar por archivos que provienen de otros sistemas.
  • Control de la impresión de la factura, para evitar duplicados
  • Aplicación de facturas electrónicas de acuerdo al país.
  • Recordatorios de pago. Permite enviar correos electrónicos para recordar a los clientes los pagos pendientes. Pueden ser envíos antes de vencer el pago o posterior al vencimiento del pago.

  • Control de adelantos de los clientes. deducción proporcional en cada pago
  • Control de retenciones en el país, por impuestos y otros motivos.
  • Liquidación de las retenciones, con la posibilidad de generar una cuenta por pagar al cliente o alguna organización.

  • Informes de vencimientos
  • Informes de cobros realizados.
  • Informes estado de cuenta

  • Pantalla para ingresar el pago de los clientes
  • Disminuye el saldo de las facturas pagadas.
  • El dinero ingresa a caja.
  • En varias modalidades de pago del cliente: efectivo, cheque, transferencias u otros.
  • Los recibos de pago se pueden enlazar con los movimientos en tesorería, para tener trazabilidad completa desde la venta hasta el ingreso del dinero a las cuentas bancarias.
  • Cancelación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar en un recibo de pago.
  • Diferentes formatos para imprimir el recibo de pago.

Activos Fijos

  • Datos básicos del activo: tipo y subtipo, código y placa del activo, valor en libros, días de vida útil, método de depreciación, compañía, departamento, responsable, ubicacion y otros.
  • Biblioteca digital del activo: fotos, vídeos, documentos y otros archivos.
  • Datos de características: modelo, año, color, peso, requerimientos eléctricos, requerimientos físicos y todas las características necesarias, sin limite.
  • Datos de la compra: facturas y lineas dentro de la factura que se asocian al activo.

  • Mejoras, que se agregan al activo y le permiten aumentar el valor en libros y los días de depreciación, si es requerido.
  • Revaluaciones, que aumentan el valor en libros y los dias de depreciacion, si es requerido.
  • Traslados, que permiten modificar la informacion de la persona responsable del activo, el departamento y la ubicacion del activo.
  • Retiro del activo. Se pueden crear tipos de retiro.

  • El proceso de depreciacion permite disminuir el valor en libros de acuerdo a un periodo de dias transcurridos.
  • En O4Bi se realiza el proceso de depreciacion para el activo, las mejoras y revaluaciones asociadas.
  • Informes que permiten analizar la depreciacion de los activos: detallados y resumidos. Para un rango de fechas establecido.

Recursos Humanos

Para el proceso de recursos humanos, el software O4Bi permite:

  • ingresar el expediente del empleado
  • control de vacaciones
    • definición de políticas de vacaciones a aplicar a los empleados.
    • solicitud de toma de vacaciones
    • solicitud de pago de vacaciones
    • autorización de solicitudes de vacaciones
  • control de ausencias. Justificadas e injustificadas.
  • control de aumentos al salario
  • control de horas adicionales. Extras, dobles y cualquier otra modalidad de horas.

Integrado con otras áreas

Proyectos
Finanzas
Mantenimiento
Nómina
Oficina
Seguridad
Utilitarios
Comercio
Servicios

¿Quiénes usan actualmente el O4Bi?

Las siguientes gráficas muestran la distribución de las empresas que utilizan el O4Bi por países, sectores y cantidad de colaboradores.

Por País

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Costa Rica
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Guatemala
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Honduras
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El Salvador
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Nicaragua
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Panamá
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Ecuador
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Republica Dominicana
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Bolivia
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Colombia

Por Sector

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Vivienda
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Contratistas
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Electromecanica
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Carretera
0%
Universidad
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Pintura
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Aire Acondicionado
0%
Concreto
0%
Hierro
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Producción
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Salud

Por Tamaño

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Pequeña
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Mediana
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Grande
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Muy Grande