El área de Administración permite tener control de los siguientes procesos:
Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar
Activos Fijos
Recursos Humanos
Cuentas por pagar
- Administración de las cuentas por pagar de cada compañía creada.
- Pueden ser digitas por el usuario o ingresadas de forma automática.
- Incluye los informes necesarios para la situación de las cuentas por pagar, de todas o de alguna en específico.
- Permite además crear solicitudes de pago que generan transacciones en el módulo de Tesorería del área de Finanzas.
- Para facturas y otros documentos de los proveedores.
- Se puede digitar por pantalla, como factura simple.
- Se puede ingresar por archivos que provienen de otros sistemas.
- Control de facturas autorizadas para pago, por ejemplo porque el proveedor ya realizó el tramite necesario.
- Informes de vencimientos.
- Informes de documentos pendientes y pagados.
- informes de estado de cuenta.
- Informes de pagos realizados
- Ingreso de una solicitud de pago.
- Para indicar las facturas que se desea pagar.
- Aprobación de solicitud de pago.
- Aplicación de solicitud de pago. Genera de forma automática una transacción de pago en tesorería, que puede ser un cheque, una transferencia u otro medio de pago, en las cuentas bancarias que el usuario establece.Impuestos y Retenciones en las comprasConfiguracion de perfiles de proveedores para aplicar los impuestos y retenciones que correspondan para la empresa.Al pagar automaticamente se reserva lo que corresponde a impuestos y retenciones.Liquidacion de retenciones para trasladar a la entidad estatal que corresponde.
Cuentas por cobrar
Administración completa de las cuentas por cobrar de la empresa
- Para facturas que provienen de contratos de venta, de bienes en inventario o de servicios.
- Para todo tipo de documento con los clientes: facturas, notas de crédito, notas de débito y otros.
- Diferentes formatos para cada tipo de documento.
- Se pueden digitar por pantalla según el tipo de factura requerida.
- Se pueden ingresar por archivos que provienen de otros sistemas.
- Control de la impresión de la factura, para evitar duplicados
- Aplicación de facturas electrónicas de acuerdo al país.
- Recordatorios de pago. Permite enviar correos electrónicos para recordar a los clientes los pagos pendientes. Pueden ser envíos antes de vencer el pago o posterior al vencimiento del pago.
- Control de adelantos de los clientes. deducción proporcional en cada pago
- Control de retenciones en el país, por impuestos y otros motivos.
- Liquidación de las retenciones, con la posibilidad de generar una cuenta por pagar al cliente o alguna organización.
- Informes de vencimientos
- Informes de cobros realizados.
- Informes estado de cuenta
- Pantalla para ingresar el pago de los clientes
- Disminuye el saldo de las facturas pagadas.
- El dinero ingresa a caja.
- En varias modalidades de pago del cliente: efectivo, cheque, transferencias u otros.
- Los recibos de pago se pueden enlazar con los movimientos en tesorería, para tener trazabilidad completa desde la venta hasta el ingreso del dinero a las cuentas bancarias.
- Cancelación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar en un recibo de pago.
- Diferentes formatos para imprimir el recibo de pago.
Activos Fijos
- Datos básicos del activo: tipo y subtipo, código y placa del activo, valor en libros, días de vida útil, método de depreciación, compañía, departamento, responsable, ubicacion y otros.
- Biblioteca digital del activo: fotos, vídeos, documentos y otros archivos.
- Datos de características: modelo, año, color, peso, requerimientos eléctricos, requerimientos físicos y todas las características necesarias, sin limite.
- Datos de la compra: facturas y lineas dentro de la factura que se asocian al activo.
- Mejoras, que se agregan al activo y le permiten aumentar el valor en libros y los días de depreciación, si es requerido.
- Revaluaciones, que aumentan el valor en libros y los dias de depreciacion, si es requerido.
- Traslados, que permiten modificar la informacion de la persona responsable del activo, el departamento y la ubicacion del activo.
- Retiro del activo. Se pueden crear tipos de retiro.
- El proceso de depreciacion permite disminuir el valor en libros de acuerdo a un periodo de dias transcurridos.
- En O4Bi se realiza el proceso de depreciacion para el activo, las mejoras y revaluaciones asociadas.
- Informes que permiten analizar la depreciacion de los activos: detallados y resumidos. Para un rango de fechas establecido.
Recursos Humanos
Para el proceso de recursos humanos, el software O4Bi permite:
- ingresar el expediente del empleado
- control de vacaciones
- definición de políticas de vacaciones a aplicar a los empleados.
- solicitud de toma de vacaciones
- solicitud de pago de vacaciones
- autorización de solicitudes de vacaciones
- control de ausencias. Justificadas e injustificadas.
- control de aumentos al salario
- control de horas adicionales. Extras, dobles y cualquier otra modalidad de horas.
Integrado con otras áreas
