El área de Administración permite tener control de los siguientes procesos:

  • Cuentas por pagar

  • Cuentas por cobrar
  • Activos Fijos

  • Recursos Humanos

Cuentas por pagar

  • Administración de las cuentas por pagar de cada compañía creada.
  • Pueden ser digitas por el usuario o ingresadas de forma automática.
  • Incluye los informes necesarios para la situación de las cuentas por pagar, de todas o de alguna en específico.
  • Permite además crear solicitudes de pago que generan transacciones en el módulo de Tesorería del área de Finanzas.
  • Para facturas y otros documentos de los proveedores.
  • Se puede digitar por pantalla, como factura simple.
  • Se puede ingresar por archivos que provienen de otros sistemas.
  • Control de facturas autorizadas para pago, por ejemplo porque el proveedor ya realizó el tramite necesario.
  • Informes de vencimientos.
  • Informes de documentos pendientes y pagados.
  • informes de estado de cuenta.
  • Informes de pagos realizados
  • Ingreso de una solicitud de pago.
  • Para indicar las facturas que se desea pagar.
  • Aprobación de solicitud de pago.
  • Aplicación de solicitud de pago. Genera de forma automática una transacción de pago en tesorería, que puede ser un cheque, una transferencia u otro medio de pago, en las cuentas bancarias que el usuario establece.Impuestos y Retenciones en las comprasConfiguracion de perfiles de proveedores para aplicar los impuestos y retenciones que correspondan para la empresa.Al pagar automaticamente se reserva lo que corresponde a impuestos y retenciones.Liquidacion de retenciones para trasladar a la entidad estatal que corresponde.

Cuentas por cobrar

Administración completa de las cuentas por cobrar de la empresa

  • Para facturas que provienen de contratos de venta, de bienes en inventario o de servicios.
  • Para todo tipo de documento con los clientes: facturas, notas de crédito, notas de débito y otros.
  • Diferentes formatos para cada tipo de documento.
  • Se pueden digitar por pantalla según el tipo de factura requerida.
  • Se pueden ingresar por archivos que provienen de otros sistemas.
  • Control de la impresión de la factura, para evitar duplicados
  • Aplicación de facturas electrónicas de acuerdo al país.
  • Recordatorios de pago. Permite enviar correos electrónicos para recordar a los clientes los pagos pendientes. Pueden ser envíos antes de vencer el pago o posterior al vencimiento del pago.
  • Control de adelantos de los clientes. deducción proporcional en cada pago
  • Control de retenciones en el país, por impuestos y otros motivos.
  • Liquidación de las retenciones, con la posibilidad de generar una cuenta por pagar al cliente o alguna organización.
  • Informes de vencimientos
  • Informes de cobros realizados.
  • Informes estado de cuenta
  • Pantalla para ingresar el pago de los clientes
  • Disminuye el saldo de las facturas pagadas.
  • El dinero ingresa a caja.
  • En varias modalidades de pago del cliente: efectivo, cheque, transferencias u otros.
  • Los recibos de pago se pueden enlazar con los movimientos en tesorería, para tener trazabilidad completa desde la venta hasta el ingreso del dinero a las cuentas bancarias.
  • Cancelación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar en un recibo de pago.
  • Diferentes formatos para imprimir el recibo de pago.

Activos Fijos

  • Datos básicos del activo: tipo y subtipo, código y placa del activo, valor en libros, días de vida útil, método de depreciación, compañía, departamento, responsable, ubicacion y otros.
  • Biblioteca digital del activo: fotos, vídeos, documentos y otros archivos.
  • Datos de características: modelo, año, color, peso, requerimientos eléctricos, requerimientos físicos y todas las características necesarias, sin limite.
  • Datos de la compra: facturas y lineas dentro de la factura que se asocian al activo.
  • Mejoras, que se agregan al activo y le permiten aumentar el valor en libros y los días de depreciación, si es requerido.
  • Revaluaciones, que aumentan el valor en libros y los dias de depreciacion, si es requerido.
  • Traslados, que permiten modificar la informacion de la persona responsable del activo, el departamento y la ubicacion del activo.
  • Retiro del activo. Se pueden crear tipos de retiro.
  • El proceso de depreciacion permite disminuir el valor en libros de acuerdo a un periodo de dias transcurridos.
  • En O4Bi se realiza el proceso de depreciacion para el activo, las mejoras y revaluaciones asociadas.
  • Informes que permiten analizar la depreciacion de los activos: detallados y resumidos. Para un rango de fechas establecido.

Recursos Humanos

Para el proceso de recursos humanos, el software O4Bi permite:

  • ingresar el expediente del empleado
  • control de vacaciones
    • definición de políticas de vacaciones a aplicar a los empleados.
    • solicitud de toma de vacaciones
    • solicitud de pago de vacaciones
    • autorización de solicitudes de vacaciones
  • control de ausencias. Justificadas e injustificadas.
  • control de aumentos al salario
  • control de horas adicionales. Extras, dobles y cualquier otra modalidad de horas.

Integrado con otras áreas

Proyectos
Finanzas
Mantenimiento
Nómina
Oficina
Seguridad
Utilitarios
Comercio
Servicios
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